Politique de confidentialité

À qui s’applique cette politique

Cette politique explique comment Citova (« nous ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels des personnes qui visitent le site https://citova.ca, qui nous contactent ou qui font affaire avec nous. Elle vise à respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25, ainsi que, lorsqu’elle s’applique, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Un renseignement personnel est toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, directement ou indirectement (par exemple, un nom, un courriel, un numéro de téléphone ou une adresse IP).

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels de Citova veille au respect de la présente politique et répond à toute question, demande ou plainte à ce sujet. Vous pouvez le joindre à leo@citova.ca, en indiquant « Renseignements personnels » dans l’objet.

Renseignements que nous recueillons

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact

Le formulaire demande votre nom, le nom de votre entreprise et votre adresse courriel (obligatoires), et, si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone, votre ville, le service qui vous intéresse et un message. Pour l’instant, en cliquant sur « Envoyer », le formulaire ouvre votre propre logiciel de courriel avec un message déjà rempli : rien n’est transmis tant que vous n’envoyez pas vous-même ce courriel. Le message nous parvient ensuite dans notre boîte de courriel Gmail.

Lorsque vous nous écrivez ou nous téléphonez

Nous recevons les renseignements que vous choisissez de nous donner : votre nom, vos coordonnées et le contenu de vos échanges avec Léo.

Lorsque vous utilisez la vérification de visibilité

L’outil vous demande le nom d’un commerce, un métier et une ville. Ces informations portent sur une entreprise ; elles peuvent toutefois constituer un renseignement personnel si l’entreprise porte le nom d’une personne. Le fonctionnement de l’outil est détaillé plus bas.

Lorsque vous naviguez sur le site

Comme pour tout site Web, votre navigateur transmet automatiquement certaines données techniques (adresse IP, type de navigateur, page demandée, date et heure) à notre hébergeur et à Google Fonts, qui fournit les polices de caractères. Nous n’utilisons aucun témoin, aucun outil de mesure d’audience, aucun pixel publicitaire ni aucun module de réseau social, et le site n’enregistre rien dans votre navigateur.

Lorsque vous devenez client

Pour réaliser nos services, nous pouvons aussi traiter vos coordonnées de facturation, nos échanges et les accès que vous nous accordez à votre site Web ou à d’autres outils. Les modalités sont précisées dans nos conditions de service.

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins indiquées ci-dessous. Nous ne vous demandons aucun renseignement sensible (santé, finances personnelles, etc.) et nous vous invitons à ne pas en inscrire dans vos messages.

Pourquoi nous les utilisons (finalités)

• répondre à vos questions et à vos demandes de soumission ou d’audit ;
• vous offrir nos services et assurer le suivi de votre dossier ;
• afficher le résultat de la vérification de visibilité que vous demandez ;
• facturer nos services et tenir nos registres comptables, comme la loi l’exige ;
• assurer le fonctionnement et la sécurité du site et prévenir les abus.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet ou l’exige. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels, et nous ne les utilisons pas pour du profilage ou de la publicité ciblée.

Votre consentement

En cochant la case du formulaire et en nous envoyant votre message, vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements pour répondre à votre demande et en assurer le suivi. En lançant une vérification de visibilité, vous consentez au traitement décrit dans la section qui lui est consacrée.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant. Ce retrait peut toutefois nous empêcher de vous répondre ou de poursuivre nos services.

Vérification de visibilité : ce qui se passe

• Le nom du commerce, le métier et la ville sont envoyés à une fonction de notre site, exécutée sur les serveurs de Netlify.
• Cette fonction pose à des assistants IA une question comme le ferait un client, par exemple « Je cherche un [métier] à [ville]. Lesquels me recommandes-tu ? ». Seuls le métier et la ville sont transmis aux fournisseurs d’IA, par leurs interfaces de programmation (API). Le nom du commerce ne leur est pas envoyé : nous le comparons nous-mêmes aux réponses reçues. Votre adresse IP ne leur est pas transmise.
• Les fournisseurs pouvant être interrogés sont OpenAI (ChatGPT), Google (Gemini), Anthropic (Claude), Perplexity AI (Perplexity) et xAI (Grok). Ils peuvent effectuer une recherche sur le Web pour répondre. Le traitement de la question par ces fournisseurs est régi par leurs propres conditions.
• Pour limiter les abus, votre adresse IP est gardée en mémoire temporaire pendant au plus une heure afin de compter le nombre de vérifications. Le résultat d’une vérification est aussi gardé en mémoire temporaire pendant au plus une heure pour éviter de reposer la même question. Ces données ne sont pas enregistrées dans une base de données et ne servent à rien d’autre.
• Les résultats sont indicatifs seulement. En mode démonstration, aucun fournisseur d’IA n’est interrogé et les résultats affichés sont fictifs et signalés comme tels.

Communication à des tiers

Nous ne communiquons vos renseignements qu’aux fournisseurs dont nous avons besoin pour exploiter le site et offrir nos services, et seulement dans la mesure nécessaire :

• Netlify, Inc. (États-Unis), hébergeur du site : reçoit les données techniques de connexion, dont l’adresse IP, et exécute la fonction de vérification de visibilité.
• Google (Google Fonts) : les polices de caractères sont chargées depuis les serveurs de Google, qui reçoivent votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur. Aucun témoin n’est déposé par ce service.
• Google (Gmail) : notre adresse de courriel est hébergée par Gmail ; vos courriels et les messages issus du formulaire sont donc conservés sur les serveurs de Google.
• Fournisseurs d’IA (OpenAI, Google, Anthropic, Perplexity AI, xAI) : seulement lors d’une vérification de visibilité, et seulement le métier et la ville, comme décrit plus haut.

Ces fournisseurs ne peuvent utiliser vos renseignements qu’aux fins prévues. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou le permet (par exemple, à la demande d’une autorité compétente).

Communication à l’extérieur du Québec

Les fournisseurs nommés ci-dessus sont situés principalement aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être traités ou conservés à l’extérieur du Québec et du Canada, et être soumis aux lois de ces endroits. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l’exige la loi, afin de vérifier que les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus.

Durée de conservation et destruction

• Demandes de contact sans suite : au plus 24 mois après le dernier échange, puis supprimées.
• Dossiers clients et documents de facturation : pendant la relation d’affaires, puis le temps exigé par les lois fiscales et comptables applicables.
• Données de la vérification de visibilité : au plus une heure en mémoire temporaire, comme décrit plus haut.
• Données techniques de connexion : selon les durées de conservation de notre hébergeur et de Google Fonts.

Lorsque la finalité est atteinte, nous détruisons les renseignements de façon sécuritaire ou les rendons anonymes, conformément à la loi.

Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès ou l’utilisation non autorisés, notamment une connexion sécurisée (HTTPS) pour le site et un accès limité aux seules personnes qui en ont besoin. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est toutefois sûre à 100 %.

Décisions automatisées et profilage

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels, et nous n’utilisons aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer votre profilage. Le résultat de la vérification de visibilité est calculé automatiquement, mais il porte sur la présence d’une entreprise dans les réponses des assistants IA et n’entraîne aucune décision à votre sujet.

Mineurs

Le site et nos services s’adressent aux entreprises et aux adultes. Ils ne sont pas destinés aux enfants de moins de 14 ans, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements à leur sujet. Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements, écrivez-nous et nous les supprimerons.

Communications commerciales

Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel, nous ne vous enverrons pas de messages électroniques commerciaux (infolettres, promotions) sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet, par exemple pour répondre à votre demande. Chaque message commercial indiquera qui nous sommes et comprendra un moyen simple de vous désabonner, qui sera traité sans délai.

Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements ;
• demander la cessation de la diffusion d’un renseignement vous concernant ou la désindexation d’un hyperlien, lorsque la loi le prévoit ;
• obtenir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne que vous désignez (portabilité), dans la mesure prévue par la loi ;
• être informé de la façon dont vos renseignements sont utilisés et à qui ils sont communiqués.

Pour exercer ces droits, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à leo@citova.ca. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité. Nous répondrons par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. Ce service est gratuit ; des frais raisonnables peuvent seulement s’appliquer à la transcription, à la reproduction ou à la transmission, et vous en serez informé à l’avance.

Plaintes

Si vous croyez que vos renseignements n’ont pas été traités conformément à cette politique ou à la loi, écrivez d’abord au responsable de la protection des renseignements personnels à leo@citova.ca en décrivant la situation. Nous accuserons réception de votre plainte, l’examinerons et vous répondrons par écrit dans un délai de 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, l’organisme chargé de surveiller l’application de la loi au Québec. Lorsque la loi fédérale s’applique, vous pouvez aussi vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité est, par exemple, un accès non autorisé à des renseignements personnels, leur perte ou leur communication non autorisée. Si un tel incident survient, nous prendrons rapidement des mesures raisonnables pour en réduire les conséquences et éviter qu’il se reproduise. S’il présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous aviserons avec diligence la Commission d’accès à l’information ainsi que les personnes concernées. Nous tenons un registre des incidents, comme l’exige la loi.

Mises à jour de la politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de changements à nos pratiques ou à la loi. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous l’indiquerons clairement sur le site. Si nous devions un jour ajouter des témoins ou un outil de mesure d’audience, nous le ferions seulement après avoir mis à jour cette politique et en vous demandant d’abord votre consentement.